Privacy Statement AR-CO CV

Ons engagement inzake privacy

Privacy en databescherming zijn erg belangrijk. Wij willen de persoonsgegevens – zowel van een fysieke persoon als een onderneming – op een wettelijke, correcte en transparante wijze behandelen. In deze Privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van u als verzekeringnemer, verzekerde, benadeelde, derde of tussenpersoon verzamelen en verwerken.

AR-CO CV gebruikt uw gegevens enkel voor de uitvoering van de verzekeringscontracten en communicatie hierrond, en geeft uw gegevens aan niemand buiten deze uitvoering door. De gegevensverwerkingen verlopen bij ons nooit volledig geautomatiseerd. Wij verwerken geen gevoelige noch medische gegevens (met uitzondering van de lichamelijke schade van slachtoffers met hun toestemming).

De data van sollicitanten voor een functie bij AR-CO worden niet in een informatica-applicatie door de onderneming verwerkt. Hun cv en brieven worden slechts tijdelijk (tot 1 jaar) bijgehouden in het kader van de sollicitatieprocedure en een wervingsreserve.

AR-CO CV kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op www.ar-co.be. Voor informatie over de privacywetgeving in België en Europa kunt u terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

AR-CO CV is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Binnen de onderneming is een “Data Protection Officer” aangesteld. Hij is te contacteren op het e-mailadres : privacy@ar-co.be.

Indien u vragen hebt over uw privacy, of uw rechten uitoefenen, kunt u ons bereiken via de bovenstaande website of via uw makelaar.

Uw rechten op uw privacy

ü U kan uw gegevens inkijken. Als u uw recht van inzage uitoefent, geven wij u een zo volledig mogelijk overzicht van uw gegevens. Persoonsgegevens uit back-up of archiefbestanden zijn niet opgenomen; deze worden wel verwijderd.

• U kan altijd uw gegevens laten verbeteren.
• U kan uw gegevens laten verwijderen, indien u denkt dat wij ze onrechtmatig verwerken.
• U kan zich verzetten tegen het gebruik op basis van ons “gerechtvaardigd belang”.
• U kan vragen de gegevens die u ons verstrekte, aan u of aan een derde partij over te dragen.
• U kan uw rechten uitoefenen via onze website, via uw makelaar, via de Klachtendienst van AR-CO of bij de Belgische Gegevenbeschermingsautoriteit. Om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent, vragen we u uw identiteit te bevestigen.

AR-CO heeft de volgende rechtsgronden om uw persoonsgegevens te verwerken.

1. Wettelijke verplichtingen :

• Verzekeringswet
• De wetgeving inzake verzekeringsondernemingen
• Wetgeving inzake verplichte verzekeringen in de bouwsector en attestering
• Boekhoudwetgeving
• Fiscale wetgeving
• De regelgeving inzake privacy en data bescherming
• Strafrecht en strafprocesrecht

2. (pre)contractuele gronden:

• Vooraleer AR-CO een polis afsluit, moeten een aantal gegevens verwerkt worden om het risico te beoordelen en de polis aanvraag te beantwoorden.
• De uitvoering van het contract veronderstelt het administratief en boekhoudkundig verwerken zoals het bijhouden van naam, rijksregisternummer, e-mail, adres, taal, coöperant, beroep, diploma’s, omzet voor de aangifte van de opdrachten, de vaststelling en de inning van de premie.
• De uitvoering van het contract bij een schadegeval noodzaakt het bijhouden van de data van benadeelde en mogelijk aansprakelijke partijen alsook hun mandatarissen en alle procespartijen. In voorkomend geval moeten dan data aan derden overgemaakt worden.

3. Gerechtvaardigd belang als bedrijf

AR-CO gebruikt de gegevens – zo mogelijk geanonimiseerd – om studies, risicomodellen en statistieken te maken. Deze studies dienen om klanten, beroepssegmenten, schadelast, processen, en risico in te schatten en te verbeteren. We maken die ook over aan de beroepsvereniging Assuralia om statistische gegevens op beroeps- en landniveau te kunnen opstellen.

Wij moeten ook de gegevens vanuit wettelijke gronden archiveren tot bewijs of tot vrijwaring van de rechten van de onderneming in mogelijke procedures.

Tijdens het invoeren van IT-toepassingen zijn testen nodig met persoonsgegevens. Deze tests zijn louter intern beschikbaar, en worden zo snel mogelijk vernietigd.

4. Uw toestemming

Wij vragen uw toestemming om gegevens en email te gebruiken voor commerciële boodschappen en voorstellen. U kunt uw toestemming hiertoe op elk ogenblik intrekken. Uw toestemming geldt ook voor aanbiedingen van partners in de verzekeringssector van AR-CO.

Soorten gegevens voor identificatie, contact, advies

• Identificatie : naam, geboortedatum, rijksregisternummer, adres, nationaliteit, identiteitskaart, ondernemingsnummer, handtekening, coöperanten- en klantennummer en persoonlijke elektronische handtekening.
• Contact : aanspreking, telefoonnummer, email, taal. Wij contacteren u in principe op uw email adres, en behandelen uw contract via de beveiligde login op ons extranet.
• Advies : diploma’s, beroepservaring, lidmaatschap beroepsorde of -instituut, polissen, omzet, vennootschap & mandaten.

Beveiliging en vertrouwelijkheid

Alleen personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot uw persoonsgegevens, en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen. Deze personen zijn gehouden aan een strikte discretieplicht. Zij moeten alle technische voorschriften naleven om de vertrouwelijkheid te verzekeren van uw gegevens en de veiligheid van de systemen.

De gegevens worden op een beperkt aantal plaatsen verwerkt in real time en geback-upt : bij AR-CO, haar verzekeringspartners en bij de IT-leveranciers. Op deze sites worden strikte veiligheidsmaatregelen acht genomen. De lokalen, de servers, het netwerk, de overdrachten en de gegevens worden strikt beveiligd, en door een gespecialiseerde externe dienst gecontroleerd.

AR-CO behoudt uw persoonsgegevens volgens de bij diverse wetten opgelegde bewaartermijn :

• Bij verzekeringspolissen tot 5 jaar na het einde van de klantenrelatie,
• Bij schadegevallen tot de verjaringstermijn na het schadegeval en de procedure,
• Bij nieuwe kandidaat-klanten tot 5 jaar na het laatste contact.

AR-CO beantwoordt vragen om informatie van derden enkel als die gebaseerd zijn op een wettelijke grond, nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, of met de toestemming van de persoon zelf. AR-CO kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de verdere behandeling door de rechtmatige ontvangers.